✈️ Hoy: 27 de mayo. Quedan 123 dias. Esta semana es critica. Empieza por los kits de patrocinio personalizados y activar la plataforma de tickets.
Fase 00Base Operativa - Ahora MismoCritico27 May - 9 Jun
Semana 1 · 27 mayo - 2 junio
Kits de patrocinio personalizados - no se puede enviar el general a todos
⚠️Hay 3 tipos distintos: CASH (aportan dinero), INTERCAMBIO (aportan producto/servicio especifico), STANDS (piden espacio fisico). Cada uno recibe un kit diferente con exactamente que se pide y que reciben a cambio.
Disenar kit version CASH (Turpial, Kalea, Arcadia, DAKA, Movistar) - tiers Elite/Premium/Estandar + beneficios detallados
Gadiseno · copy
Disenar kit version INTERCAMBIO - specs exactas por proveedor (medidas, cantidades) + visibilidad que reciben
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Disenar kit version STANDS - con mapa del espacio y dimensiones disponibles para cada marca
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Aprobar los 3 kits antes de enviar
Gaprobacion
Plataforma de tickets
Definir plataforma (Tu Entrada Venezuela / Eventbrite / link directo) y crear cuenta del evento
Ga
Definir fecha apertura y cierre de preventa · confirmar precios: preventa 5 · general 0 · VIP 0
GaG
Configurar pagina de venta con copy, foto de Gabriela y link de pago - listo para lanzar semana 4
Ga
El Guaparo Inn - confirmaciones pendientes
Firmar contrato · confirmar: fecha 27 sep, horario 1PM-6PM, acceso desde 9AM para montaje
B
Solicitar plano con dimensiones exactas: espacio techado (conferencia) + exterior (stands)
B
Confirmar que incluye el venue: cantidad de sillas, pantallas, sonido, tomacorrientes
B
Confirmar politica de decoracion: vinilos en piso, estructuras colgantes, alfombra
B
Confirmar parqueo para 200+ personas y acceso vehicular
B
Plan de contingencia lluvia para zona exterior de stands · carpa o espacio alterno
GBgap - no estaba en el PDF
Semana 2 · 3 - 9 junio
Envio de kits - patrocinantes cash
Enviar kit CASH a Turpial con mensaje personalizado
Ga
Enviar kit CASH a Kalea con mensaje personalizado
Ga
Enviar kit CASH a Arcadia con mensaje personalizado
Ga
Enviar kit CASH a DAKA con mensaje personalizado
Ga
Enviar kit CASH a Movistar con mensaje personalizado
Ga
Seguimiento a los 5 cash - 48h despues del envio · registrar respuestas
B
Envio de kits - patrocinantes x intercambio
Enviar a Grafitime - 25 piezas: backings, alfombra, vinilos piso, senaleticas, ventanas narrativas
G
Enviar a Crown Eventos / Aire - mobiliario VIP lounge + elementos florales
B
Enviar a Dimpacto - 50 t-shirts con branding y frases
G
Enviar a Cajas Venezuela - 50 cajas VIP 25x20x10cm con tapa
G
Enviar a Inflalo - banderolas de tela ~20m perimetral
B
Enviar a Assa Planner / Maos - pasaportes, boarding pass, cartas, mapas, stickers, books, tarjetas copa, identificadores
G
Enviar a Imaginacion 360 - 250 tarjetas premium + detalle simbolico
G
Enviar a Saint Pierre Macarrons - 400 macaroons: azul, blanco, rosado
B
Enviar a Fibras - 3 banners tela + 11 panoletas staff + 20 banners suspendidos
G
Enviar a Santa Bevida - 250 jugos + setup barra ambientada con relojes del mundo
B
Enviar kits STANDS a ZOAH, Intylac, Iselitas, Minalba/Pura Vida, Mayog, Palo Santo/Eleffant/Marron/Amen
Ga
Talento - primer contacto
Confirmar TERAPEUTA invitada (una sola persona) + definir si cobra o participa por visibilidad
G
Contactar y confirmar Dailiz Morillo como panelista
G
Contactar y confirmar Rosi Degwhitz como panelista
G
Definir y contactar host del evento
G
Confirmar honorarios de cada talento y ajustar presupuesto si aplica
G
Brief de participacion - modelo listo para personalizar
Modelo - Brief de Participacion
Para quien
Terapeuta invitada · Dailiz Morillo · Rosi Degwhitz · Host - version personalizada para cada uno
1. El evento
De Viaje en Mi es una conferencia de transformacion personal de un dia, en Valencia (El Guaparo Inn), el 27 de septiembre de 2025. Experiencia inmersiva para mujeres 25-55 anos, guiada por Gabriela Isler. Aforo: 200-250 personas.
2. Tu rol especifico
Terapeuta: sesion de herramientas practicas post-testimonio de Gabriela (40 min). Panelistas: panel de crecimiento con 2 colegas (40 min total, aprox 12 min por persona). Host: conduce transiciones entre momentos y anuncia el meet and greet final.
3. Cronograma del dia
1:00 PM llegada equipo · 2:30 PM inicio · 3:00 PM testimonio Gabriela · 3:45 PM pausa · 4:00 PM panel · 4:40 PM cierre · 5:00 PM meet and greet · 6:00 PM fin. Llegada solicitada: 45 min antes de tu momento.
4. Tono y enfoque
No es una charla motivacional al uso. Es una conversacion honesta sobre reconstruccion personal, identidad, maternidad, ego y autoconocimiento. Tono intimo, vulnerable y autentico. Se espera que cada participante hable desde su propia experiencia.
5. Lo que recibes
Mencion por el host · presencia en materiales del evento · cobertura en contenido digital del dia · [honorario si aplica] · Kit VIP de bienvenida.
6. Lo que necesitamos de ti
Foto alta resolucion · bio corta 3 lineas · confirmacion antes del [fecha limite] · disponibilidad para una llamada de coordinacion previa.
Contacto de coordinacion
Beatriz [apellido] · [telefono] · infogabrielaisler@gmail.com
Redactar y disenar brief personalizado para la terapeuta
Ga
Redactar y disenar brief para Dailiz Morillo
Ga
Redactar y disenar brief para Rosi Degwhitz
Ga
Redactar y disenar brief para el host
Ga
Fase 01Contenido de Intriga + Diseno de MaterialesAlta10 Jun - 30 Jun
Semana 3 · 10 - 16 junio - Intriga
Contenido organico - antes del anuncio oficial
Publicar primer contenido de intriga - sin revelar el evento, solo el universo del viaje interno (reel o carrusel)
GM
Programar 2 stories de intriga esta semana - preguntas o frases del universo De Viaje en Mi
M
Producir video corto de intriga 10-15 seg - concepto visual del viaje interno, sin revelar fecha
W
Disenar flyer oficial del evento (para usar en el lanzamiento semana 4)
Ga
Diseno - inicio produccion materiales fisicos
Disenar backing tarima 4mx2.5m
Ga
Disenar backing bienvenida 3mx2.5m - concepto ventanas del viaje interno
Ga
Disenar pasaporte De Viaje en Mi 9x12.5cm - interior completo
Ga
Disenar boarding pass 8.5x20cm
Ga
Gabriela redacta carta A5 para el kit · Ga disena la pieza
Ga
Gabriela define contenido del book de herramientas 8-12 pags · Ga disena
Ga
Disenar mapa de destinos internos A4 · sticker sheet 250 unidades · programa diptico 250 unidades
Ga
Semana 4 · 17 - 23 junio - Lanzamiento oficial + Preventa
Publicar anuncio oficial - Reel de Gabriela anunciando De Viaje en Mi con fecha y ciudad
Gfecha clave
Activar preventa - link de compra disponible desde el dia del anuncio
Ga
Activar Meta Ads lanzamiento 00 - audiencia fria mujeres 22-45 Venezuela + diaspora
Gapauta
Producir video de lanzamiento oficial de Gabriela - para reel y pauta
W
Programar stories de lanzamiento: countdown, link de tickets, testimonio de Gabriela
M
Armar lista de influencers clave · preparar invitacion digital personalizada
B
Diseno - continuacion materiales fisicos
Disenar caja VIP brandeada 25x20x10cm con tapa
Ga
Disenar alfombra brandeada 3mx1m · 10 frases piso vinilo 60x40cm
Ga
Disenar 6 senaleticas 60x1.20m · 6 ventanas narrativas 80x1.20m
Ga
Disenar 20 banners frases suspendidos 60x1.50m · 3 banners tela 1mx2m (Fibras)
Ga
Disenar stickers agua · stickers espejos · tarjetas copa 8x5cm · identificadores y habladores de mesa
Ga
Disenar 50 t-shirts (Dimpacto) · 11 panoletas staff (Fibras) · tarjeta premium (Imaginacion 360)
Ga
Disenar loop visual para pantalla durante el evento
Ga
Definir objeto simbolico del ritual de cierre - que es, quien lo produce, diseno final
GGa
Aprobar TODOS los disenos antes de enviar a imprenta
Gaprobacion
Fase 02Confirmacion Patrocinantes + Produccion FisicaAlta1 Jul - 31 Jul
Semana 5-6 · 1 - 14 julio
Cierre de patrocinantes + contratos
Seguimiento a patrocinantes CASH - confirmar quienes entran y en que tier
B
Redactar carta de acuerdo para patrocinantes cash (tier, entregables, fechas de pago)
Ga
Confirmar todos los patrocinantes x intercambio · establecer fecha limite de entrega de cada uno
B
Confirmar stands · ubicarlos en el mapa definitivo del venue
B
Actualizar layout del venue: stands, check-in, escenario, lounge, bebidas, spots instagrameables
Ga
Envio de artes a imprenta / produccion
Enviar artes finales a Grafitime - 25 piezas: backings, alfombra, vinilos, senaleticas, ventanas
Ga
Enviar artes a Assa Planner / Maos - pasaportes, boarding pass, cartas, mapas, stickers, books, tarjetas, identificadores
Ga
Enviar artes a Fibras · Dimpacto · Cajas Venezuela · Inflalo · Imaginacion 360
Ga
Confirmar specs Saint Pierre Macarrons (400 piezas) · fecha de entrega maximo 3 dias antes
B
Contratacion de personal
Contratar 2 azafatas bienvenida · 2 azafatas bebidas · 5 protocolo general · 1 protocolo ponentes · 1 animador de experiencias
B
Contratar 2 personas para instalacion de vinilos y piezas graficas (dia de montaje)
B
Contratar 2 personas para brandeo de 250 botellas de agua (dia previo)
B
Contratar seguridad basica minimo 2 personas - no estaba en el PDF, necesario para 200 personas
Bgap agregado
Coordinar con Wen: equipo necesario, guion de cobertura, momentos clave a documentar
GaW
Definir con Maria la cobertura de historias en tiempo real: que, cuando, desde que cuenta
GaM
Semana 7-8 · 15 - 31 julio - Ads retargeting
Activar Meta Ads retargeting 00 - quienes vieron el video o visitaron el link sin comprar
Gapauta
Activar Meta Ads lookalike 00 + comunicar cambio de precio a 0
Gapauta
Producir video unboxing de la caja VIP para reel y pauta
W
Activar Meta Ads VIP 00 - cerrar los 50 cupos VIP
Gapauta
Publicar stories semanales durante julio: testimonios, countdown, detalles del evento
M
Publicar minimo 2 reels sobre el concepto De Viaje en Mi durante julio
G
Enviar invitaciones a influencers clave de Valencia
B
Fase 03Ensamblaje + Ensayos + Cierre de VentasMedia1 Ago - 14 Sep
Agosto - Recepcion de materiales + Armado kits
Recibir y verificar Grafitime (backings, vinilos, alfombra, senaleticas, ventanas narrativas)
B
Recibir y verificar Assa Planner (pasaportes, boarding pass, cartas, mapas, stickers, books)
B
Recibir cajas VIP · t-shirts · tarjetas Imaginacion 360 · banderolas Inflalo · banners Fibras
B
Verificar que todos los materiales coincidan con los artes aprobados
Ga
Coordinar sesion de armado de 50 kits VIP: caja + t-shirt + pasaporte + boarding pass + carta + mapa + stickers + book + tarjeta chocolate + productos patrocinantes
B
Revisar 5 kits muestra antes de cerrar todos - calidad y coherencia visual
Ga
Filmar unboxing del kit VIP para reel y pauta
W
15 - 26 septiembre - Cierre de ventas + Briefs finales
Activar Meta Ads cierre 00 - retargeting agresivo a todos los que interactuaron sin comprar
Gapauta
Publicar contenido urgencia ultimas entradas en stories e Instagram
G
Activar stories de countdown diario desde 10 dias antes del evento
M
Enviar brief definitivo a la terapeuta con cronograma minuto a minuto
B
Enviar brief definitivo a Dailiz Morillo y Rosi Degwhitz - dinamica del panel, preguntas guia
B
Enviar brief al host - guion de transiciones completo
B
Enviar brief a todo el staff: rol, uniforme, horario llegada 1:00 PM, protocolo general
B
Preparar guion de cobertura para Wen y Maria: que filmar, que publicar en tiempo real, que guardar para postproduccion
Ga
Confirmar asistencia de TODO el talento y staff - respuesta escrita confirmada
B
Fase 04Montaje - Dias PreviosCritico23 - 26 Sep
23-24 septiembre - Montaje estructuras
Revision y mapeo fisico del venue con plano · confirmar ubicacion exacta de cada elemento
BGa
Instalar estructuras colgantes · backings tarima y bienvenida · alfombra brandeada
B
Pegar 10 vinilos de piso - 2 personas con espatulas y nivelador
B
Instalar banderolas perimetrales Inflalo (~20m) · senaleticas · ventanas narrativas · banners de frases
B
Instalar mobiliario VIP lounge (Crown) · flores · area check-in tipo aeropuerto · area bebidas Santa Bevida
B
Colocar material POP en mesas (identificadores, habladores, books) · pegar stickers en espejos
B
Revision visual completa del espacio - aprobacion de direccion creativa antes de cerrar el montaje
Ga
25-26 septiembre - Dia antes del evento
Brandear 250 botellas de agua con stickers - 2 personas, puede tomar 3-4 horas
B
Colocar tarjetas en copas · objeto simbolico del cierre en sus posiciones
B
Revision tecnica de sonido, pantalla e iluminacion · ensayo tecnico con host
B
Revisar equipos audiovisuales · confirmar plan de cobertura · cargar baterias y tarjetas
W
Confirmar asistencia de TODOS el dia siguiente - staff, talento, proveedores
BGa